Le gouvernement a introduit un calendrier d’obligations progressives pour l’adoption de la facturation électronique, en fonction de la taille des entreprises. Ainsi, dès le 1er septembre 2026, l’obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures électroniques, et pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Dès le 1er septembre 2027 l’obligation pour les petites et moyennes entreprises, et les microentreprises d’émettre des factures électroniques.
La facturation électronique en pratique
Concrètement, la facturation électronique consiste en l’émission, la transmission et la réception de factures sous forme dématérialisée. Mais attention, un cadre réglementaire existe et il convient de le respecter pour éviter tout risque de sanction.
- L’émission de factures électroniques : toute entreprise devra émettre ses factures sous forme électronique pour les transactions entre entreprises. Les factures devront être émises dans un format structuré (par exemple, factur-x, ubl, ou cii) pour permettre leur traitement automatique par les systèmes informatiques.
- La transmission via une plateforme : les factures électroniques devront transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui assurera la sécurité, l’authenticité et l’intégrité des documents, et transmettra les données fiscales à l’administration (e-reporting).
- La conservation des factures : la conservation des factures électroniques devra répondre à des règles strictes, notamment en matière d’archivage sécurisé pour une durée légale de 10 ans.
Comment préparer votre entreprise à la facturation électronique ?
La transition vers la facturation électronique représente une étape importante pour les entreprises, notamment les dirigeants de TPE et PME. Notre conseil : anticipez dès aujourd’hui pour éviter les désagréments de dernière minute. Parmi les recommandations à suivre :
- Choisissez un prestataire de confiance : assurez-vous de sélectionner une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) reconnue. Ces plateformes certifiées par l’administration fiscale garantiront la sécurité de vos factures et leur conformité avec la réglementation.
- Formez vos équipes : l’adoption de la facturation électronique ne concerne pas uniquement votre système informatique. Vos équipes devront être formées aux nouvelles procédures de gestion des factures pour que la transition se fasse de manière fluide.
- Assurez-vous de la compatibilité de vos outils : votre logiciel de comptabilité actuel est-il compatible avec la facturation électronique ? Si ce n’est pas le cas, envisagez d’investir dans une mise à jour ou un nouveau système qui facilitera l’échange de factures électroniques avec vos clients et fournisseurs.
Les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise
La facturation électronique ne se limite pas à une simple obligation légale. Elle constitue aussi un levier d’amélioration pour les entreprises, notamment en matière d’efficacité et de gestion.
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Gain de temps :
Les processus sont automatisés, réduisant ainsi le temps consacré à la gestion manuelle des factures.
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Réduction des erreurs :
Les erreurs liées à la saisie manuelle sont réduites, ce qui améliore la fiabilité des opérations.
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Amélioration des relations commerciales :
Les délais de paiement sont souvent plus courts avec la facturation électronique, favorisant des relations plus fluides avec les clients et fournisseurs.
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Meilleure traçabilité et archivage :
Toutes les factures sont enregistrées de manière centralisée et sécurisée, offrant ainsi une meilleure maîtrise et sécurisation des flux financiers, tout en facilitant leur accès en cas de contrôle ou de vérification.