Artisans, commerçants, entrepreneurs individuels, prestataires de service... Optimiser votre trésorerie sans attendre le règlement de vos factures clients avec BPCE Factor.
Témoignage de nos expertes :
L’entreprise ne perd en rien sa relation privilégiée avec ses clients. Au contraire, elle s’épargne les éventuelles frictions liées au recouvrement.
Les factures impayées représentent un vrai fléau pour les entreprises. En 2021, en France, le retard de paiement moyen s’établissait à 15 jours contre 13 jours en 2020*. Quand une facture n’est pas réglée à sa date d’échéance, le créancier doit procéder à son recouvrement, c’est-à-dire trouver le moyen pour amener son débiteur à régler la créance due. Pour le créancier, le préjudice peut vite devenir considérable si les impayés s’accumulent, et les procédures à enclencher, fastidieuses…
Retours d’expérience et conseils de nos expertes pour bien gérer sa relance et le recouvrement de ses factures.
Impayés : quelles sont les causes ?
La relance d’une facture impayée est monnaie courante. “Certaines entreprises attendent tout simplement d’être relancées pour déclencher leur paiement”, constate Nadine Lohaka, Responsable des Opérations – Recouvrement amiable. “Parfois, c’est la lourdeur des procédures de facturation qui est en cause, surtout dans les grandes entreprises”, souligne Nathalie Sinnema, Responsable Contentieux acheteurs.
Les raisons ou excuses pour ne pas payer en temps et en heure sont variées. Fréquemment, le but est de gagner du temps.
Les raisons ou excuses pour ne pas payer en temps et en heure sont variées. Fréquemment, le but est de gagner du temps.
Quel moyen privilégier pour relancer ses clients ?
Le téléphone, un incontournable
Les deux expertes son unanimes : téléphoner est le meilleur moyen d’obtenir rapidement l’information fiable et de débloquer les situations.
Au téléphone, il est possible de détecter les signaux faibles (litiges, tension de trésorerie…). C’est aussi une opportunité de tisser un lien avec la personne qui pourra s’avérer utile par la suite.
Les conseils de nos expertes
Obtenez, en amont d’un échange, les informations suivantes :
Le nom de la personne en charge du dossier et/ou celui de la personne décisionnaire, l’historique de la créance impayée, les raisons du non-règlement, une date de paiement ou les solutions envisagées pour obtenir un règlement, ne serait-ce que partiel.
Bon savoir
Pour pouvoir amorcer une procédure de recouvrement en cas d’impayés, veillez à ce que votre facture comporte les informations suivantes ** :
- Échéances de paiement
- Pénalités en cas de retard
- Modalités de paiement
- Conformité des libellés
- Obligations concernant chacune des parties
Quel comportement à adopter ?
La chasse aux impayés requiert beaucoup de finesse et de compétences. Lesquelles ?
Une question de savoir-être
“Bon sens, écoute active et empathie, répond Nathalie Sinnema. Il faut savoir être psychologue et adapter son discours en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise, de la fonction de l’interlocuteur et de la personnalité que l’on a au bout du fil. Notre force chez BPCE Factor est de ne pas avoir de processus figés et de laisser les personnes utiliser leur propre technique en fonction de leur expérience et de leur personnalité.”
La recette de Nadine Lohaka ? De la bonne humeur, du tact et de la bienveillance.
Le sourire s’entend au téléphone et facilite les échanges. L’important est de créer une relation de confiance, propice au dialogue et à la négociation.
L’astuce imparable ?
Point de recette miracle malheureusement
Chez certains, le fait de mentionner la transmission du dossier au service contentieux débloque la situation
Même la mise en demeure n’est plus ce qu’elle était
Avant la crise de la Covid-19, la mise en demeure était un courrier qui impressionnait les destinataires et les amenait à consentir un effort. Aujourd’hui, force est de constater que, banalisée, elle a perdu de son efficacité.
Des impayés peuvent donc rapidement mettre en danger la viabilité d’une entreprise. Courriers, mails de relance, tri dans les factures…les procédures pour entamer le recouvrement peuvent s’avérer coûteuses et chronophages. Avoir une équipe dédiée au recouvrement des factures et à la gestion de la relation avec les acheteurs est donc essentielle pour s’éviter bien des soucis.
Externaliser sa relance avec l’affacturage : bonne ou mauvaise idée ?
Avec l’affacturage, c’est toute la chaîne du recouvrement qui est assurée par le factor avec des experts dédiés : de la relance avant et après l’échéance, jusqu’au recouvrement amiable. Et si les efforts du service recouvrement amiable ne portent pas leurs fruits, les dossiers sont gérés par notre service contentieux.
Pourtant, certaines entreprises craignent ainsi de dégrader leur relation client. Les expertes de BPCE Factor se veulent rassurantes : « L’entreprise ne perd en rien sa relation privilégiée avec ses clients. Au contraire, elle s’épargne les éventuelles frictions liées au recouvrement. De plus, dans tous nos échanges et procédures, nous portons l’image de notre client. Nous avons à cœur de préserver la qualité de la relation de notre client avec son acheteur. Et, nous le tenons toujours informé, notamment lors de la prise en charge de l’acheteur par le service contentieux. »
Une bonne organisation de votre relance a des conséquences positives et durables sur la trésorerie de votre entreprise. En conclusion, protégez votre trésorerie grâce à la relance, surtout dans la situation économique actuelle !
Pour maximiser ces résultats, gagner du temps, et protéger son entreprise en matière d’impayés, l’affacturage est une solution à envisager !
*Source Cabinet ARC
**Cette liste d’informations à retrouver sur une facture est non-exhaustive.
